Hacer un espacio en el trabajo diario para repensar cómo abordar algunas tareas fundamentales no suele ser sencillo. Menos cuando esto involucra a una institución como la PUCP, en la que aproximadamente 2,700 trabajadores brindan soporte a más de 30,000 estudiantes y a más de 3,500 profesores. Sin embargo, es crucial.

Por eso, el martes 23 y el jueves 25 de abril, más de 50 personas -entre autoridades, jefes de unidades, encargados y usuarios- dedicaron dos jornadas a analizar y plantear mejoras al proceso de gestión de inversiones, uno de los más importantes de la Universidad bajo el paradigma Lean Higher Education.

Un exhaustivo levantamiento de todos los procesos en la Universidad identificó 26 macroprocesos -con sus respectivos 107 procesos y 465 subprocesos-, cuya mejora traerá un amplio impacto en la gestión institucional.

“Los participantes han reconocido este como un espacio inédito, en el cual pueden sentirse todos juntos como parte de un proceso de inicio a fin”, comenta el vicerrector administrativo, Dr. Domingo González. Él dirige el proyecto “Procesos PUCP”, que trabaja en mejorar la eficiencia y eficacia de nuestras operaciones. En septiembre del 2022, se inició un exhaustivo levantamiento de todos los procesos en la Universidad para identificar 26 macroprocesos -con sus respectivos 107 procesos y 465 subprocesos-, cuya mejora traerá un amplio impacto en la gestión institucional. Los macroprocesos son las actividades centrales de la gestión universitaria e incluyen, entre otros, la matrícula, la gestión de aulas y la gestión de inversiones. Es la primera vez que la Universidad tiene identificados sus procesos y sobre esto conversamos con el vicerrector.

Durante las dos jornadas de trabajo, se realizaron talleres participativos que contaron con la presencia de autoridades, miembros del VRAD, unidades académicas y administrativas, así como representantes de la Comisión Económica.

¿Desde cuándo se viene trabajando en el proyecto “Procesos PUCP”?

En septiembre de 2022, iniciamos el proyecto “Procesos PUCP” para identificar los procesos en la Universidad como paso previo y necesario para un cambio de los sistemas principales de la Universidad, tales como Centuria y Campus Virtual. Alrededor de 150 personas de unidades académicas y administrativas han participado en este mapeo inicial. Los talleres desarrollados recientemente son la continuación natural de este proyecto pues, al tener esa información de base, vemos que hay necesidad de implementar la mejora continua de los procesos identificados. Además de servir al cambio de los sistemas de información, la mejora continua supone una visión nueva en la gestión universitaria.

¿El modelo Lean Higher Education recae sobre todo el personal?

Sí, recae sobre toda la Universidad, y todos sus procesos académicos, administrativos y de investigación, desarrollo e innovación. El sistema universitario a nivel mundial es uno de los últimos sectores donde se está introduciendo el concepto “Lean”, que se centra en las personas y los equipos de trabajo, la mejora continua y la gestión de los procesos. Lo que se busca es una gestión que use lo justo y necesario de recursos, que identifique y elimine desperdicios de toda índole. Actualmente, este enfoque ya se aplica en las universidades más importantes del mundo.

Es la primera vez que se hace en la PUCP un evento de esta naturaleza, con una metodología trabajada de manera sistemática e integral".

¿Qué resultados espera?

A corto plazo, el objetivo inicial es instaurar la metodología. Es la primera vez que se hace en la PUCP un evento de esta naturaleza, con una metodología trabajada de manera sistemática e integral. El enfoque Lean permite integrar conceptos probados en muchos sectores y también en el mundo académico. En este sentido, el evento es parte de un proceso de planificación y, por ello, se trata de un acontecimiento significativo para la Universidad.

¿Cuál es su balance de los talleres que se realizaron los días 23 y 25 de abril?

Hubo una gran participación. Estaban todas las direcciones del Vicerrectorado Administrativo e invitamos a unidades que han solicitado inversiones para trabajar con casos de estudio concretos. En el evento, analizamos la implementación de un software para la mejora en la gestión de aulas, la remodelación del taller de cerámica de la Facultad de Arte y Diseño, la reposición de equipamientos en la biblioteca, y el acondicionamiento de espacios en el Departamento y Facultad de Psicología. Esos proyectos han servido para entender cómo son los procesos en diferentes tipos de inversión.

También participaron en el evento integrantes de la Comisión Económica y la Comisión de Inversiones, que tienen a su cargo decidir y planificar las inversiones de la PUCP. Fue muy grato que participaran activamente Emerson Toledo, decano de la Facultad de Ciencias Contables, y Jorge Moreno, jefe del Departamento de Ciencias, miembros de la comisión. Ha estado también el profesor José Gallardo, director de la Dirección Académica de Economía. Así, han estado los comisionados que toman decisiones en inversiones, las unidades que se encargan de los procesos de inversiones y las que tienen la necesidad de las inversiones. Y de eso se trata la mejora continua: de involucrar a las personas que están alrededor de un proceso para que encuentren las mejores maneras de hacer las cosas de forma eficiente.

A partir de este evento, podrán trabajar en equipos más pequeños para hacer seguimiento y desencadenar más procesos, coordinando desde una gestión centralizada toda la mejora continua.

De eso se trata la mejora continua: de involucrar a las personas que están alrededor de un proceso para que encuentren las mejores maneras de hacer las cosas de forma eficiente".

¿Cómo se dan las mejoras de eficiencia?

La mejora continua busca conciliar la flexibilidad, los tiempos, los costos y la calidad. Con este propósito, uno de los elementos de partida es identificar cuánto demora un proceso y cómo puede demorar menos. De ese proceso que es identificado, que es diagramado y analizado, se ve qué aspectos son innecesarios o no agregan valor, y qué cosas sí se pueden hacer mejor. Alrededor de eso puede haber oportunidades de mejora en términos normativos, legales, de procedimiento, de asignación de personas o de tecnología, entre otros. Es también crucial identificar la forma en que se puede disminuir el tiempo que toman las actividades de preparación de un proceso, pues sin ello no se puede lograr un sistema de gestión flexible. Ha sido un evento muy rico en ideas y fueron alrededor de 50 personas que han trabajado intensamente dos días enteros.

¿Estos procesos también tienen que ver con la preparación que puede tener la Universidad ante una crisis? Por ejemplo, hace dos años tuvimos la pandemia.

Lo que ocurrió durante la pandemia es que la urgencia de toma de acciones en todos los campos de la Universidad hizo que las estructuras y procesos que teníamos se revisaran con premura. Eso nos ha servido para reconocer que podemos hacer las cosas de diferente manera. Los procesos existen independientemente de la pandemia, pero, en la medida que tienes una organización más flexible -capaz de hacer lo mismo con menor cantidad de recursos posibles-, ayudan en cualquier circunstancia; sobre todo cuando hay dificultades en términos económicos. En el contexto actual de estancamiento de la economía nacional, que afecta también a la Universidad, la búsqueda de eficiencia y flexibilidad empleando el Lean puede ayudarnos a superar las dificultades que enfrentaremos los próximos años
Este evento en particular va a impactar en que las inversiones sean más oportunas. Las evaluaciones y decisiones más rápidas hacen que la inversión genere frutos más rápidos. La rapidez es un elemento que condiciona los costos y el desempeño económico.

Tener procesos más sistemáticos ayuda a que la inversión siga todo su proceso en menor tiempo, ajustada al requerimiento del usuario, y que, finalmente, sea satisfactoria y cumpla los fines diversos que requieren las unidades de la Universidad".

¿Cuáles son los desafíos que enfrenta con esta implementación?

La complejidad. Ante ella, tienes que actuar, poco a poco, pero seleccionando la intervención sobre los aspectos centrales que permitan desencadenar cambios positivos. Por eso, al haber muchísimos microprocesos, la mejora continua se centra en algunos procesos centrales que desencadenan beneficios en otros aspectos del sistema. Por ejemplo, uno de ellos es el proceso de inversión, por lo que ha sido seleccionado para este evento. Hay otros procesos centrales que deberán seguir el mismo procedimiento, teniendo como base los macroprocesos identificados en el proyecto “Procesos PUCP”.

¿Cómo este enfoque permitirá tener un mejor análisis de la calidad de inversiones en la Universidad?

En la medida que una inversión sea mejor definida, evaluada e implementada, se espera que tenga mejores frutos. Tener procesos más sistemáticos ayuda a que la inversión siga todo su proceso en menor tiempo, ajustada al requerimiento del usuario, y que, finalmente, sea satisfactoria y cumpla los fines diversos que requieren las unidades de la Universidad.

Forjando el futuro: talleres de mejora continua e innovación

Durante las dos jornadas de trabajo, se realizaron talleres participativos que contaron con la presencia de diversas direcciones del Vicerrectorado Administrativo, de unidades académicas y administrativas, así como representantes de la Comisión Económica.

Los participantes analizaron casos de estudio, como la implementación de un software para la gestión de aulas, la remodelación del taller de cerámica de la Facultad de Arte y Diseño, la reposición de equipamientos de la Biblioteca, y la remodelación y ampliación de espacios para el Departamento y la Facultad de Psicología, entre otros, para comprender mejor los procesos de inversión en diferentes contextos.

Así, las discusiones se centraron en identificar oportunidades de mejora, eliminar procesos innecesarios y agilizar los procedimientos. Además, se hizo énfasis en que la mejora continua es un proceso colaborativo que involucra a todas las partes interesadas, y que requiere un enfoque sistemático y constante.

Se espera que este evento tenga un impacto significativo en la agilidad y eficacia de las inversiones universitarias, generando resultados más rápidos y satisfactorios.