¿Por qué se considera que el conocimiento creado en medios digitales es efímero y corre el riesgo de desaparecer? ¿No se supone que lnternet es el gran repositorio de la información digital?

Eso parece a primera impresión. Pero Internet no es un repositorio ni tiene ningún compromiso con la preservación, la información es subida a la red por todos los agentes que participan y cada uno de ellos es responsable por mantener los objetos digitales. Internet no tiene una administración central; si una organización remodela su página web, o desaparece y deja de pagar por su espacio, esos archivos se pierden y no existen más.

Además, la información digital no está en el espacio: siempre está en algún soporte físico, sea magnético u óptico. Su fragilidad se debe a su naturaleza (hecho de plástico, metal u otras substancias) o a su obsolescencia tecnológica (cambia muy rápido, constantemente). A diferencia de un papel, que puedes olvidar en una caja por 100 años y leerlo después, eso no se puede hacer con los archivos digitales. En dos o tres años puedes perderlo todo, si no tienes las máquinas ni el software que leía la información archivada en ese soporte.

Otro factor a considerar es la gran cantidad de información presente en la red. Abruma todo lo que puedes encontrar en ella día tras día. ¿En quién podemos confiar?

Ese es un gran problema que causa estrés en el público consumidor promedio, que no tiene la capacidad para evaluar tanta información. Por esta razón, surgen los portales especializados y las bibliotecas digitales, en los que expertos organizan datos de calidad, auténticos, actualizados y confiables. Además, la red ofrece la posibilidad de organizar a las personas para hacer una validación de calidad. Por ejemplo, Wikipedia es un espacio de discusión pública donde académicos y no académicos intercambian y evalúan conocimiento científico o histórico, que es corregido y aumentado de manera instantánea.

La gente tiene la visión que la información que se encuentra en Internet fue producida por una entidad alienígena muy experta e inteligente, digna de confianza, pero fue creada por humanos, que se equivocan o mienten (existe mucho fraude en la red). Por eso resulta importante estimular la producción de nuevos contenidos de calidad.

¿Qué metodología se emplea a la hora de preservar y conservar un documento digital?

La tecnología de la información evoluciona cada dos o tres años y cambia mucho. Antes se adquirían computadoras con drivers para disquetes, hoy no se encuentran más. No puedes confiar en un soporte solo porque es nuevo o moderno, sus características no dan garantías de preservación a largo plazo.

Una estrategia efectiva es la vigilancia tecnológica: controlar y monitorear cuál es el soporte físico y el formato digital más reciente, escoger los más adecuados y extraer la información en ellos. También resulta importante conservar el software que pueda leer esa data a fin de garantizar el acceso al objeto digital. Tienes que estar atento a lo que acontece en el mundo de la tecnología; apenas percibas que ya no se vaya a producir más aquel soporte, debes reemplazarlo por uno más moderno. Es necesario conocer quién va a mantener y administrar estas conversiones de manera frecuente.

¿Se debe conservar los documentos en su formato original o cambiarlos a uno más reciente?

Es un eterno debate. Para las personas que estudian la ciencia de la información, tanto la forma como el contenido de un documento son importantes. Por ejemplo, cambiar un archivo de formato .doc a uno en .txt podría parecer práctico, pero es muy peligroso para la preservación porque estás cambiando la forma en que la información fue producida, es una “esterilización genérica” que puede vulnerar la confiabilidad de la información.

Sin embargo, es muy difícil no hacer esto porque se corre el riesgo de no leer este documento en el futuro. Un archivo de Word 2.0 resultaría imposible de leer actualmente, tendría que convertirse a un formato que sea más próximo a la representación de la información para tener las garantías de acceso a los contenidos. Otra solución sería elaborar una copia del archivo en .pdf para que se pueda leer el texto manteniendo la forma de presentación original.

¿Qué actores deben entrar a tallar a la hora de abordar este tema? No solo atañe a bibliotecólogos o archiveros…

Sí, ha habido un cambio en el papel de los archiveros, que tradicionalmente estaban ubicados en un extremo del proceso de la producción documental. Ahora este proceso ya no es lineal, es circular. El archivero es muy necesario a la hora del planeamiento y lineamiento de un sistema de información, porque los requisitos de producción están inmersos en el proyecto del sistema, no puedes esperar a ver qué pasa. Su presencia no es una interferencia para los informáticos; al contrario, resulta de ayuda porque tienen una adecuada metodología y especialización.

¿Qué estrategias o políticas de conservación podrían tomar en consideración gobiernos o instituciones privadas?

Toda institución pública o privada debe tener como principio la garantía de la continuidad. No se pueden tener riesgos administrativos: se debe tener en claro quién paga la cuenta eléctrica, quién compra los equipos y quién contrata a los profesionales. Todo eso cuesta dinero; si alguna cosa falla, todo está en peligro. Esto permitiría mantener lo que llamamos repositorios digitales confiables, que demuestran capacidad de continuidad técnica, administrativa y de finanzas; tienen el conocimiento, la infraestructura y la sustentabilidad económica; y manejan un plan de contingencia de continuidad (si ocurre un problema, todo el acervo podrá ser transferido a una determinada entidad).

A nivel gubernamental, hay una preocupación muy grande por extender la red y acortar la brecha digital pero no hay un compromiso en la misma proporción por la producción de contenidos de calidad. No basta con tener acceso, hay que tener buenos contenidos educativos, lo que debe ser programático y estimulado.