Google puso fin al almacenamiento ilimitado y gratuito que ofrecía a todas las universidades e instituciones educativas del mundo a través de las cuentas Google Workspace for Education. En ese contexto, nuestra Universidad logró extender nuestro uso de almacenamiento ilimitado hasta fines del 2023.

La decisión de Google —que acompaña a otras, como el cierre de cuentas inactivas por más de dos años, que se anunció en mayo de este año— tiene un impacto global y apunta a reducir el exceso de contenidos en la nube. En ese sentido, nuestro Consejo Universitario aprobó una Política de asignación de cuotas de almacenamiento de datos a cuentas Google PUCP, que entra en vigencia el 15 de diciembre de 2023 y está disponible en el Campus Virtual. Así, la propuesta aprobada siguió dos objetivos: impactar a la menor cantidad de personas de nuestra comunidad, y priorizar las necesidades académicas y formativas; de este modo, la distribución busca ser lo más equitativa y justa posible.

Nuestro Consejo Universitario aprobó una Política de asignación de cuotas de almacenamiento de cuentas Google PUCP, que entra en vigencia el 15 de diciembre de 2023. Esta busca impactar a la menor cantidad de personas de nuestra comunidad, y priorizar las necesidades académicas y formativas.

Gmail PUCP: distribución de cuotas que prioriza las actividades académicas

La propuesta aprobada por el Consejo Universitario siguió un análisis hecho por nuestra Dirección de Tecnologías de Información para tomar en consideración las actuales necesidades de distintos miembros de la comunidad PUCP para realizar labores de formación, investigación y creación, así como las labores administrativas institucionales.

Por ejemplo, el espacio asignado a estudiantes tomó en cuenta el uso actual que se hace en algunas facultades que requieren utilizar más espacio en la nube según sus necesidades académicas. Así, en la distribución final, el 82% de estudiantes de pregrado y el 89% de alumnos de posgrado se encuentran dentro de la cuota asignada, por lo que no tendrán que depurar información.

82% de estudiantes

de pregrado y el 89% de alumnos de posgrado se encuentran dentro de la cuota asignada, por lo que no tendrán que depurar información.

En líneas generales, la distribución de cuotas será de la siguiente manera:

Durante esta semana, enviaremos el detalle específico de la capacidad asignada a cada persona a su cuenta de correo PUCP.

Durante esta semana, enviaremos el detalle específico de la capacidad asignada a cada persona a su cuenta de correo PUCP. En el caso de aquellas personas que cumplan más de un rol, se tomará en cuenta el que le brinde mayor capacidad de almacenamiento.

Asimismo, las unidades académicas y administrativas podrán contar, además, con espacios de almacenamiento compartido. Aquellas que aún no cuenten con unidades compartidas pueden ponerse en contacto con la DTI a través del interlocutor designado de su unidad (en caso requieran asesoramiento específico, pueden coordinar a través del correo asistencia-dti@pucp.edu.pe).

Estas cuotas entrarán en vigencia a partir del 15 de diciembre. Desde entonces, quienes superen su cuota asignada no podrán gestionar archivos en Drive u otros servicios asociados de Google (solo descargarlos). Finalmente, desde el 20 de diciembre, en las cuentas Google PUCP de los estudiantes y egresados que sigan superando su cuota, se eliminará automáticamente toda información que tenga una antigüedad mayor o igual a 6 meses y, de no llegar a la cuota, procederemos a borrar información hasta llegar a la cuota asignada para cumplir con las políticas adoptadas a partir de la decisión de Google.

A partir del 15 de diciembre, quienes superen su cuota asignada no podrán gestionar archivos en Drive u otros servicios asociados de Google. Finalmente, desde el 20 de diciembre, en las cuentas Google PUCP de los estudiantes y egresados que sigan superando su cuota, se eliminará automáticamente toda información que tenga una antigüedad mayor o igual a 6 meses y, de no llegar a la cuota, procederemos a borrar información hasta llegar a la cuota asignada.

Usos permitidos de la cuenta Google PUCP institucional

Nuestra Universidad hace uso de cuentas Google desde el 2010, siguiendo las condiciones de almacenamiento que establece Google. Estas incluyen varias aplicaciones que hacen uso de almacenamiento, como Gmail, Drive y Fotos, y deben seguir las Normas generales para el uso responsable de recursos y tecnologías puestas a disposición por la PUCP, aprobadas por nuestro Consejo Universitario en diciembre del 2020.

En ese sentido, las cuentas Google PUCP deben ser utilizadas “únicamente para llevar a cabo actividades institucionales de índole académica —en todos sus niveles y modalidades—, administrativa —que incluye todos los servicios brindados por la Universidad— y de investigación, de acuerdo con el rol, funciones, deberes y derechos que desempeñan los usuarios de estas en la Universidad», según indica el artículo 8° de las normas mencionadas.

Por lo tanto, siguiendo la normativa, es importante que no usemos nuestras cuentas Google PUCP para almacenar información y contenidos personales, especialmente cuando se trata de archivos pesados, como fotos y videos. Estos deben ser almacenados en otras cuentas o mediante backups físicos externos personales.

Las cuentas Google PUCP deben ser utilizadas “únicamente para llevar a cabo actividades institucionales de índole académica, administrativa y de investigación, de acuerdo con el rol, funciones, deberes y derechos que desempeñan los usuarios de estas en la Universidad".

Aligera tu nube PUCP: optimiza tu eficiencia en tu cuenta Google PUCP

Da clic a la imagen para ir a la guía interactiva elaborada por la DTI.

Depurar tu cuenta Google PUCP es un proceso que te permitirá aprovechar mejor sus herramientas. Además, eliminar archivos grandes que no sean necesarios o suprimir versiones múltiples de un mismo contenido te ayudará a organizar mejor tu propia información y a hacer copias de seguridad más organizadas. Para ayudarte, nuestra Dirección de Tecnologías de Información ha preparado el minisite interactivo Aligera tu nube PUCP.

Aquí encontrarás preguntas frecuentes y consejos para administrar tu espacio de almacenamiento, que se comparte entre Google Drive, Gmail y Google Fotos. De esta forma, hay información detallada sobre:

• Cómo saber cuánto espacio utilizas
• Cómo liberar espacio
• Qué elementos ocupan espacio y cuáles no
• Cómo descargar en bloque archivos, correos y documentos de tu cuenta con Google Takeout

El primer paso para aligerar tu nube PUCP es conocer cuánto espacio de almacenamiento utilizas, lo que puedes saber entrando a este enlace.

Depurar tu cuenta Google PUCP te permitirá aprovechar mejor sus herramientas. Además, tomarte unos minutos para eliminar archivos grandes innecesarios o suprimir versiones múltiples te ayudará a organizar mejor tu propia información.

Para liberar espacio de almacenamiento, solo debes mover los archivos a la papelera y luego vaciarla.
Una herramienta que te será muy útil es conocer los varios comandos de búsqueda para encontrar información que ocupe mucho espacio o sea muy antigua en tu cuenta Google PUCP.

• Por ejemplo, si quieres encontrar mensajes de un tamaño superior a una determinada cantidad de bytes, puedes usar los comandos “size:” o “larger:”
• Para revisar mensajes antiguos, puedes aplicar los comandos “older:” o “before:”

Asimismo, queremos resaltar que no todos los archivos ocupan espacio de almacenamiento. Por ejemplo:

• Los archivos de «Compartido conmigo» y de unidades compartidas solo ocupan espacio en la unidad de Google Drive del propietario.
• Google Sites
• Los archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, Jamboard y Dibujos de Google que hayas creado antes del 1 de junio del 2021, y que no hayas editado después de esa fecha

Liberar espacio en la nube reduce tu impacto ambiental

Por otro lado, debemos ser conscientes de que la conexión permanente, las videoconferencias y el almacenamiento de datos en la nube también son contaminantes -menos quizá que los desplazamientos para reuniones presenciales o las impresiones en físico, pero también gastan energía-. Todos los datos que tenemos están almacenados en inmensos servidores que deben estar prendidos y necesitan refrigeración permanente. Según indicó El País, en 2021, “el uso global de Internet podría implicar 2,6 billones de litros de agua al año”.

Si bien los servicios en línea nos pueden ayudar a ahorrar energía, la mejor forma en que podemos ayudar a la sostenibilidad es liberar espacio en la nube haciendo una depuración general que, a fuerza de constancia, se convierta también en un hábito. Al igual que con otras acciones cuyo efecto contaminante es más evidente, el correcto uso colectivo de los servicios en la nube mitigará nuestro impacto ambiental.