Dentro del imaginario común, no existe mayor diferenciación entre la labor de un bibliotecólogo y la de un archivero. ¿Qué los diferencia y caracteriza?

Ambos somos partícipes de las ciencias de la información, pero diverge nuestro objeto de trabajo: el bibliotecólogo describe y cataloga un libro del cual existe muchas copias idénticas; da lo mismo dónde esté ubicado porque esta descripción es válida para todos los ejemplares. En cambio, el archivero trabaja con documentos únicos, que requieren de un tratamiento especial  porque si se pierde no hay otro que lo pueda reemplazar.

¿Cuál es el rol del archivero en esta nueva sociedad de la información?

Los archiveros somos reflejo de la sociedad a la que servimos. Ahora que estamos viviendo una gran transformación de la sociedad, tenemos la obligación de adaptarnos y evolucionar para satisfacer sus necesidades. Actualmente, el gran reto es pasar de un archivo analógico, de papel, a un archivo tecnológico, en el ámbito electrónico. La base del tratamiento documental no debe cambiar, los procesos de gestión documental deben mantenerse, pero hay que adaptarlos a estos nuevos documentos. De lo contrario, de acá a algunos años, podemos caer en la paradoja de no tener ningún documento que conservar.

Sobre todo si tomamos en cuenta que el avance de la tecnología es tan grande que los soportes donde están alojados estos archivos se vuelven obsoletos rápidamente.

Exactamente. Uno de los grandes desafíos de la gestión del documento electrónico es el de la conservación. Word te permite abrir un archivo de versiones anteriores; sin embargo, lo que ves en pantalla probablemente no sea igual al documento que produjo: cambia el interlineado, el sangrado es otro. Los soportes (CD, DVD, etc.) tienen un plazo de conservación que no supera los diez años. Para que un documento original se mantenga auténtico y sea válido, tiene que preservar sus características, no puede cambiarlas sustancialmente. Por ello, debemos tomar precauciones para que nadie pueda en el futuro establecer que se ha alterado el documento.

¿Qué técnica se emplea actualmente?

Ahora mismo, la técnica más recomendada es la de la migración, en donde se transfiere la información de un soporte a otro más evolucionado. No obstante, esta técnica no garantiza que en todos los casos podamos mantener un documento exactamente igual al que fue creado. Se están buscando otros formatos de conservación, como la emulación, que consiste en mantener el entorno de reproducción del documento, con ordenadores antiguos en funcionamiento y adaptados a un nuevo contexto. Son experiencias que se están investigando.

¿Qué recomendaciones le daría a un archivero que por primera vez tiene que organizar un sistema archivístico al interior de una organización?

La primera recomendación es que debe contar con el respaldo de los directivos de la organización a través de una política de gestión documental, de tal manera que quede bien definida cuál es la responsabilidad y el rol de todos aquellos que tienen un papel en la ejecución del sistema. En segundo lugar, debe conocer el entorno en el que debe desarrollar este proyecto. Entender la naturaleza de su institución, cuál es su misión, qué hacen y cómo se organizan las oficinas dentro de la organización, etc.

Una vez que recoja estos datos, debe elaborar un informe diagnóstico de manera que los responsables aprueben un programa de tratamiento archivístico en donde se detallen los diferentes procesos de gestión documental (organización, clasificación, evaluación, acceso, conservación, etc.) las cuales están perfectamente relacionadas unas con otras. Después que el programa esté aprobado, debe ponerse a trabajar.

¿Qué acciones inmediatas debería tomar?

Las más inmediatas deberían ser cuatro: creación de un reglamento donde se establezca el clima documental de la organización y se especifiquen los elementos del programa de tratamiento, de tal manera que se defina en grandes líneas la parte nuclear del servicio de los documentos a los interesados. El siguiente paso sería la elaboración de un cuadro de clasificación funcional, una estructura donde van a residir todos los documentos que genera la institución en la ejecución de las funciones que le son propias. Luego, la implementación de una infraestructura de la evaluación documental, lo que permitiría establecer qué documentos tendrán valor histórico o no.  Finalmente, se encuentra la formación de las personas que trabajan en la gestión documental en aquellas nociones fundamentales del sistema archivístico, de tal manera que se puedan generar buenos documentos a largo plazo.

¿Qué reflexiones le deja la experiencia de docente de la Diplomatura en Conservación y Gestión del Patrimonio Documental?

Lo que hace grande a un curso es el interés de las personas en participar en él. El profesor modela con la pasta que encuentra, así que cuando hay un buen material, esa experiencia será positiva. Aquí me estoy encontrando con estudiantes de diversas nacionalidades que demuestran un interés extraordinario por aprender, que preguntan y participan. Y esa predisposición hace que uno disfrute impartiendo la materia.

El Perfil

Nombre: Joaquim Llansó