¿En qué consisten los cambios aprobados por el Consejo Universitario?

En términos prácticos hay una reorganización dirigida a simplificar, automatizar y rediseñar procesos para hacerlos más simples y eficientes. Lo que buscamos es elevar la calidad de los servicios que la administración brinda a la comunidad académica. El cambio más destacado es la fusión o transformación de la Dirección de Administración y la Dirección de Servicios Económicos, y la creación de la Dirección de Administración y Finanzas, que asume buena parte de las funciones de las dos primeras. Asimismo, se ha creado la Dirección de Recursos Humanos pues antes era solo una oficina la encargada del desarrollo laboral de las personas, y consideramos que una labor tan importante corresponde al rango de una dirección. Tengamos en cuenta que la universidad tiene aproximadamente 1200 trabajadores. Finalmente, se ha creado la Dirección de Desarrollo de la Organización y la Dirección de Gestión Inmobiliaria.

¿Cuáles son, en líneas generales, las funciones de cada dirección y de sus oficinas?

La Dirección de Administración y Finanzas tiene que gestionar la generación de ingresos financieros, el control presupuestal, la contabilidad, el apoyo a alumnos (especialmente a los destacados por rendimiento académico), las compras de bienes y suministros, los servicios de almacén, el mantenimiento del campus (jardines, limpieza), la seguridad, etc.

La Dirección de Recursos Humanos se encarga del desarrollo de líneas de carrera y capacitación del personal, las mejoras organizacionales en términos de estructura, posiciones y flujo de procesos, y la gestión de la planilla y los beneficios sociales de docentes y administrativos.

La Dirección de Desarrollo de la Organización asume las funciones de apoyo y formulación de proyectos con todas las unidades de la Universidad, de evaluar y desarrollar nuevas alternativas de ingresos (a través de negocios, alianzas, consorcios, etc.); y de buscar fondos de donantes y de la cooperación internacional.

Finalmente, la Dirección de Gestión Inmobiliaria es la encargada de administrar el patrimonio inmobiliario de la Universidad, es decir, de gestionar alquileres y negocios como el de Plaza San Miguel. En realidad, esto se venía haciendo desde la Dirección de Finanzas liderada por el Ing. Fernando Giuffra, pero la magnitud y complejidad del trabajo es tal, que ha sido necesario crear esta nueva dirección.

¿No hay cruce de funciones entre estas nuevas direcciones y la Dirección Académica de Economía (DAE)?

No, porque la DAE tiene que ver más con la labor prospectiva, la planificación (en coordinación con la DAPE), la formulación presupuestal y la evaluación de propuestas. Las nuevas direcciones son más ejecutivas. Por su parte, la Dirección de Informática -que también es parte del Vicerrectorado Administrativo- conserva su estructura, pero va asumiendo funciones de planeamiento.

¿Quiénes quedan al mando de las nuevas direcciones?

El Consejo me ha puesto a cargo de la consolidación de la nueva Dirección de Administración y Finanzas en esta primera etapa, reteniendo el cargo de director de la Dirección Académica de Economía. El Ing. Giuffra pasará a la Dirección de Gestión Inmobiliaria. Los otros directores serán propuestos por el Rectorado y designados en los próximos días.

El ERP es un término que viene del inglés Enterprise Resource Planning. Es, básicamente, un sistema integrado de información que ya utilizan muchas universidades en el mundo, entre ellas, por ejemplo, Harvard, Cambridge, Berkeley, el MIT; y más cerca de nosotros, la Javeriana de Bogotá. Con la implementación de este sistema buscamos simplificar un conjunto de operaciones que actualmente se realizan de modo manual (incluso en hojas Excel). Se busca, por ejemplo, que no se empleen tantas horas-persona en trámites que a veces no tienen mucho sentido. De esa manera, los trabajadores tendrán más tiempo para dedicarse a atender a los usuarios o para planificar.

¿Qué principios son estos?

Descentralización, agilización, simplificación, transparencia, confianza, rendición de cuentas ex post, evaluación en función de indicadores. Esto supone redefinir instancias de decisión. Hacer, por ejemplo, que las decisiones las tomen las personas que están más cerca de los usuarios.

¿Qué pasará con las personas que trabajan en las direcciones que han fusionado?

Lo que va a ocurrir es que vamos a incrementar nuestra inversión en capacitación en función de las nuevas necesidades que se van generando. Algunas personas asumirán nuevas tareas, el personal actual podrá reorientarse en función de los nuevos proyectos. Ahora bien, estos procesos de reorganización deben ir acompañados de un cambio cultural.

Será una etapa de transición en la cual tendremos que convivir con algunas tensiones, por ello tiene que haber mucha comunicación y transparencia. Pero esto ya es parte de nuestra cultura organizacional, así que estoy seguro de que será un proceso exitoso.

La modernización de nuestra administración

Hace más de 30 años, la PUCP estructuró una organización administrativa pensada básicamente en atender las necesidades de lo que en ese momento era su mayor actividad: la enseñanza del pregrado. Pero el crecimiento acelerado de la Universidad, impulsado por nuevos requerimientos como la investigación, el desarrollo del posgrado, la formación continua, la educación virtual, la internacionalización y los nuevos servicios; hacen ahora necesaria la reorganización de la estructura administrativa con miras a responder a los retos actuales planteados para nuestra casa de estudios.

Lo que buscamos es alinear la actual estructura del Vicerrectorado Administrativo a la nueva estrategia de gestión de la PUCP. De esa manera, queremos lograr mayor eficiencia en la administración, simplificar nuestros procesos, orientar nuestro trabajo al servicio, promocionar el desarrollo profesional de los trabajadores, fomentar la innovación y el emprendimiento interno y mejorar nuestra capacidad de generar ingresos. Con ello, queremos garantizar que nuestros recursos estén siempre disponibles para seguir brindando una educación de calidad y para promover la investigación.