¿Qué son los diplomas digitales?

En primer término es un documento que tiene, y debe tener, valor oficial. Tradicionalmente, el documento con valor oficial y firmado por las autoridades constaba en papel o  en una cartulina, como es el caso de los diplomas de grado. El diploma digital es un documento que se genera a través de un sistema informático y que existe gracias a ese sistema. No estamos ante un documento emitido en papel que se escanee y se registre en el sistema informático, sino que se genera mediante un procedimiento informático. Si bien aún emitimos cartulinas con la imagen del diploma, el documento original es aquel que se encuentra en soporte informático. No obstante, esta existencia tiene efectos legales, tiene validez como documento oficial gracias a que las normas legales lo permiten cuando cumplimos con determinados requisitos.

¿Ambos soportes, impreso y digital,  van a coexistir?

Por ahora vamos a tener en ambos soportes por una consideración a lo que han sido las tradiciones, pero el salto que estamos dando es reemplazar el documento en papel o cartulina. Lo realmente importante ya no será el documento impreso, sino la información contenida en ese documento. La norma legal establece que para que un documento tenga validez oficial es indispensable que la institución que lo emite conserve un registro informático que esté al alcance de todas las personas, de manera que pueda ser constatado. El ejemplar puede ser comparado con el que la institución conserva en su sistema informático. La ley indica que el documento debe tener identidad, coincidencia en la información y, además, la imagen debe corresponder con la que el interesado tiene en su poder.

¿Por qué se ha decidido cambiar de soporte?

No se había tomado la decisión de pasar a un sistema informático hasta este año, debido al reglamento del Registro Nacional de Grados y Títulos que administra la Sunedu. Ese establece no solo los procedimientos para registrar los grados y títulos, sino también los requisitos acerca de la información que debía contener un diploma. Ahora deben tener 32 datos en conjunto, en lugar de los 16 o menos datos que nosotros consignábamos. Actualmente, el reglamento exige que pongamos el nombre de la facultad, la carrera, la mención o la especialidad, entre otros requisitos, como la modalidad de los estudios. Por eso, se tomó la decisión de incorporar esas nuevas directrices al cambio de emisión de diplomas por medios digitales. La otra razón que hacía necesario el salto cualitativo ha sido el hecho de que la Sunedu considera que las autoridades que tienen que firmar no son las que estén en ejercicio en el momento en que se firma el diploma, sino aquellas en ejercicio en el momento en que se acuerda el otorgamiento del grado o título. Además, hablamos, en promedio, de 250 o 300 diplomas que se aprueban en cada sesión. En las 17 sesiones de Consejo Universitario anuales se aprueban, aproximadamente, 5,000 diplomas. A veces se juntan promociones numerosas y el número se incrementa notablemente.

¿Cómo se hacía anteriormente?

En el proceso tradicional, las autoridades firmaban cada uno de los diplomas. El vicerrector o el rector interino firmaba los diplomas cuando el rector estaba fuera de Lima. La Sunedu considera que quien está en el cargo es quien tiene que firmar. Por eso, el vicerrector, que hace las veces de rector interino, ya no podría hacerlo y habría que esperar hasta que el rector se encuentre en Lima para que pueda firmar todos los documentos. Este proceso es muy rígido, pues, finalmente, lo que le interesa al graduando es que se consigne su nombre, la fecha y el grado. La firma, en realidad, solo respalda lo que dice el documento. El diploma digital, en imagen, reproduce las firmas.

¿Se trata de una firma digital?

Hablamos de un documento digital en general, donde la firma también es digital, no es la firma electrónica. Es necesario hacer esa distinción. La firma electrónica, para decirlo en sencillo, es la conjunción de la clave pública y la clave privada, como cuando se va al banco. Esta firma, para que las personas la puedan usar válidamente y en términos generales, tiene que estar en una base de datos administrada por una entidad autorizada por el Estado. Entonces, es algo más laborioso. Por eso no hablamos de firma electrónica ni de documento electrónico. Preferimos decir que es un documento digital con una firma digital. Digital significa que es un documento en un soporte informático. Cuando hablamos de un documento digital hablamos de un documento que se sostiene en bits, que circulan en los impulsos eléctricos del sistema que recorren a través de las redes, las máquinas y los servidores.

¿Ambos documentos son equivalentes?

Seamos claros que ya no son las firmas de las personas. Son firmas que hemos registrado mediante un procedimiento muy estricto. Ellas han firmado en un formato, que es como un acta donde se deja la constancia de que la firma de la autoridad es la que aparecerá en los diplomas. Afortunadamente, el artículo 141a del Código Civil establece que, cuando se tiene que manifestar la voluntad en un documento firmado, esa manifestación de voluntad puede verificarse mediante un procedimiento informático y, en general, mediante cualquier procedimiento. Si se trata de instrumentos públicos, el documento tiene que estar firmado por la autoridad competente y tener constancia del medio empleado, además se debe conservar una versión íntegra para su ulterior consulta.  Es decir, si deja constancia del medio empleado y conserva una versión íntegra que puede ser consultada, este documento público y oficial tiene valor legal. En el reverso del diploma, hacia el final, hay un recuadro que indica que este documento ha sido generado digitalmente y se señala una página web donde se encuentran las certificaciones digitales.

¿Qué ventajas traen los diplomas digitales?

Hay varias ventajas. La primera es que el tiempo de emisión del documento se reduce a su mínima expresión. Ya nosotros habíamos reducido el tiempo de emisión a un lapso de 30 – 60 días. Ahora, desde que el Consejo Universitario lo aprueba, el diploma puede ser entregado o queda a disposición del interesado entre 3 y 5 días. Pasamos de esperar dos meses a una semana. La segunda es que es un mecanismo seguro en términos informáticos. Ya no tiene sentido hablar de falsificación. Lo importante es el documento en el soporte informático. La tercera hace referencia a que un documento en el soporte informático circula con mucha mayor facilidad y comodidad. Lo que hemos hecho durante mucho tiempo es gestionar una copia certificada del diploma de grado. Ahora, gracias a la facilidad de tener un documento digital, la manera de comunicar y de referir el documento se realiza través de la página web de la Universidad. Otra ventaja es que ahorramos papel; es decir, somos ecológicos también. Seguimos emitiendo los diplomas en cartulina pero aspiramos a que ya no sea necesario.

¿Por qué seguir emitiendo cartulinas?

Nosotros preferimos entregar a todos un diploma impreso en cartulina. Vamos a evaluar por cuánto tiempo, pero nos interesa prestar un servicio que sea novedoso y, a la vez, que no genere inconvenientes al graduando.

• Es posible acceder y descargar los diplomas digitales en: www.pucp.edu.pe/certificaciones

• Reglamento del Registro Nacional de Grados y Títulos