¿Qué piezas se consideran relevantes dentro de un archivo?

Eso depende de la institución y de qué tipo de archivo estamos hablando. En principio, un archivo es una memoria del quehacer oficial de toda institución. En él se pueden encontrar archivos de entidades estatales como ministerios, municipalidades, juzgados, universidades, escuelas, hospitales, etc. De acuerdo a cada organización, hay ciertos documentos que serán relevantes, ya que son parte de su propia memoria y, a su vez, son reflejo de su función en la sociedad.

¿Qué importancia tienen los archivos nacionales dentro de la sociedad?

Los archivos nacionales se entienden como un conjunto de data e información que involucra a todos los poderes que lo conforman, en su caso, judicial, legislativo y ejecutivo. Estos van creando la memoria, a nivel macro, de toda una nación, pues son el reflejo de los acontecimientos y actividades que van sucediendo. Entonces, son importantes porque en ellos se encuentra la historia documentada de las situaciones por las que ha atravesado un país, y son una referencia para no cometer los mismos errores del pasado u observar los cambios que han apoyado el progreso.

¿Existe actualmente una brecha de desigualdad para el acceso a la información?

Depende de ciertos contextos. Hace treinta años en el mundo no existían legislaciones sobre el acceso a la información. En 1980, solo eran cinco los países a nivel mundial que tenían dicha legislación. A partir de entonces, empieza la proliferación de estas leyes, pues se toma conciencia sobre su importancia social. En el año 2000, existían, aproximadamente, entre 40 y 50 países con leyes de acceso a la información, y el panorama ha ido mejorando desde entonces, pues el año pasado se contabilizaron 110 países con ese tipo de legislación específica de acceso a la información para los ciudadanos. Si se examina esta información, se puede notar un crecimiento, pero eso no asegura que todos esos países están preparados para brindar este acceso al público, pues se tiene que seguir un proceso de capacitación del personal profesional que orientará al público, asimismo, clasificar los archivos y, en algunos casos, digitalizarlos para hacer el acceso más sencillo.

¿Los archivos electrónicos contribuyen a la reducción de esta brecha?

Depende. Por un lado, digitalizar la información y ponerla en Internet permite que más personas puedan acceder a ella sin tener que trasladarse o adecuarse a horarios fijos. La idea es que los archivos electrónicos sean ordenados y que sus interfaces sean amigables para que los usuarios no tengan problemas. Sin embargo, hoy en día, solo la mitad del planeta cuenta con acceso a Internet, lo que trae consigo la brecha digital. Esto ocasiona que las personas que no cuentan con acceso a las TIC no puedan obtener información, pese a su disponibilidad.

Los archivos tangibles tienden a dañarse con el tiempo por la manipulación o el desgaste, ¿existe alguna amenaza para los archivos electrónicos?

Los archivos digitales, aunque no lo aparentan, son muy frágiles, pues en cualquier momento pueden desaparecer sin dejar huella. El manejo de estos archivos debe hacerlo personal profesional, debido a que la organización, planeamiento y creación de respaldos es fundamental para asegurar su conservación. Asimismo, estos deben ser actualizados cada cierto tiempo, para evitar que su formato se vuelva obsoleto y sean complicados de recuperar posteriormente con buena calidad. Es importante, también, seguir las reglas y protocolos para cada tipo de archivo para asegurar su calidad. Por ejemplo, en el caso de archivos pictóricos, al digitalizarlos se pueden corregir ciertas imperfecciones o daños que haya sufrido el archivo físico por el paso del tiempo.

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Organizadores: Archivo PUCP / Especialidad de Ciencias de la Información de la PUCP